Informativa sulla privacy

1. Titolare e ambito dell’informativa

L’informativa riguarda i dati trattati nei tre canali Buono Caffè: app clienti, shop online e Self Order (Cassa Self). Questi servizi consentono di consultare il catalogo, acquistare caffè, macchine e accessori, organizzare ritiro o consegna e ricevere assistenza. Nel Self Order il cliente può prenotare il ritiro nel locale o richiedere la consegna, scegliere una fascia oraria e pagare online oppure in cassa o all’operatore, secondo le modalità disponibili. Non riguarda i gestionali riservati ad altre attività del gruppo né le informative autonome dei servizi esterni di pagamento.

2. Dati e provenienza

• Dati di contatto: nome, cognome, email, numero di telefono.
• Consegna e ritiro: indirizzo, numero civico, CAP, comune, paese, modalità scelta ed eventuale luogo o referente alternativo.
• Acquisti aziendali e fatturazione: ragione sociale, partita IVA, codice SDI, referente e ulteriori dati fiscali necessari al documento richiesto. I dati di un’impresa individuale o del referente possono identificare una persona fisica.
• Ordini: prodotti, quantità, importi, costi di consegna, numero e data dell’ordine, canale di provenienza (app, shop o Self Order), modalità di pagamento e stato di lavorazione. Nel Self Order sono trattati anche la fascia oraria richiesta, il punto di ritiro e le note facoltative sull’ordine o sulla consegna.
• Pagamento: riferimenti della transazione, importi e conferma dell’esito. Per il bonifico vengono verificati i dati dell’accredito necessari ad associarlo all’ordine.
• Assistenza e comunicazioni: recapiti, contenuti e riferimenti all’ordine comunicati dal cliente tramite i canali di assistenza.
• Funzionamento tecnico: identificativi di sessione del checkout e informazioni locali per preferiti, ultima scelta, carrello e cache. I servizi di hosting possono trattare dati delle richieste di rete, come indirizzo IP e informazioni sul browser, secondo la configurazione del servizio.

I dati dell’ordine provengono dal cliente o dal soggetto che ordina per suo conto. Conferme e riferimenti di pagamento o spedizione provengono anche dai servizi utilizzati per gestire l’acquisto. I checkout esaminati dei tre canali non richiedono un account cliente con password. Nell’app e nello shop l’email è obbligatoria per il checkout disponibile; nel Self Order nome e cellulare sono richiesti per ordinare, l’indirizzo è necessario per la consegna e l’email diventa obbligatoria per i pagamenti online o con bonifico. I campi e le relative condizioni sono indicati nel modulo di ciascun canale.

I pagamenti con carta e tramite conto PayPal sono gestiti da PayPal su un servizio esterno: il modulo ordine Buono Caffè non raccoglie il numero completo della carta né il relativo codice di sicurezza. Non inserire questi dati, password o dati sanitari nelle note del Self Order o nei canali di assistenza. Per i pagamenti in cassa o all’operatore viene registrata la modalità di pagamento dell’ordine; il checkout web non acquisisce i dati completi della carta utilizzata su un eventuale POS esterno.

3. Finalità e basi giuridiche

I campi obbligatori dell’ordine sono necessari per l’acquisto e la consegna: senza quei dati può non essere possibile eseguire il servizio. Il conferimento dei dati facoltativi non è necessario per completare l’acquisto. Per ricevere offerte via email o WhatsApp è necessaria un’autorizzazione separata. Il numero di telefono e l’email forniti per un ordine non costituiscono, da soli, consenso alle promozioni. Il rifiuto del consenso non impedisce l’acquisto o le comunicazioni di servizio.

La consultazione del catalogo e delle offerte nell’app riguarda Buono Caffè. Nel servizio esaminato non sono presenti annunci di altre aziende.

Offerte soltanto previa autorizzazione. Secondo la scelta del titolare, le comunicazioni promozionali Buono Caffè possono essere inviate solo dopo aver raccolto un consenso valido e documentabile, limitatamente ai canali autorizzati. Il consenso può essere raccolto anche fuori dall’app, durante un contatto richiesto dal cliente o mediante un modulo separato, dopo aver reso disponibile questa informativa. La presa visione dell’informativa non equivale, da sola, all’autorizzazione alle offerte.

Il cliente può revocare il consenso in qualsiasi momento chiedendo di non ricevere più offerte sul canale utilizzato oppure scrivendo ai contatti del titolare. La revoca non pregiudica i trattamenti già effettuati lecitamente e non riguarda i messaggi necessari a gestire ordini, pagamenti, consegne e assistenza. Il catalogo e le offerte consultabili nell’app restano parte del servizio di acquisto.

4. Destinatari e servizi utilizzati

I dati sono accessibili al personale autorizzato che gestisce acquisti, assistenza, contabilità e consegne. Gli ordini dei tre canali confluiscono nel gestionale Buono Caffè; per il Self Order il flusso esaminato prevede anche l’invio alla coda di stampa operativa per la preparazione e la gestione dell’ordine. Sono comunicati ai fornitori soltanto per le attività necessarie al servizio; ulteriori comunicazioni a consulenti o autorità avvengono quando richieste da obblighi legali o dalla tutela dei diritti.

• Hostinger: hosting del servizio web e infrastruttura tecnica. Il suo accordo sul trattamento disciplina i dati trattati per conto del cliente per i servizi coperti: accordo sul trattamento e informativa Hostinger.
• PayPal: gestione dei pagamenti con carta e conto PayPal. Per il trattamento svolto dal servizio di pagamento si applica anche la informativa PayPal.
• Banche e servizi di pagamento: gestione e verifica del bonifico istantaneo; l’ordine è spedito dopo il riscontro dell’accredito.
• Sendcloud e corriere incaricato: gestione della spedizione con dati del destinatario, recapiti, indirizzo e informazioni sul pacco. Sendcloud disciplina il trattamento per conto del commerciante nel proprio accordo sul trattamento.
• Telegram: notifiche degli ordini al gruppo operativo aziendale. Il flusso esaminato include nome del cliente, telefono, indirizzo, CAP e località, dettagli dei prodotti, importi e stato di lavorazione; non include l’indirizzo email nel messaggio ordine. Si applica anche la informativa Telegram.
• Email, WhatsApp e WhatsApp Business: comunicazioni con il cliente su ordine, pagamento, consegna e assistenza; invio di offerte soltanto ai recapiti e sui canali per cui è stato raccolto il consenso separato descritto nella sezione 3. Buono Caffè utilizza sia WhatsApp sia l’app WhatsApp Business. I dati comunicati comprendono il numero di telefono e le informazioni contenute nella conversazione. Si applicano anche l’informativa WhatsApp per l’area europea e, per le funzioni Business, l’informativa WhatsApp Business App. Per i contatti dei clienti trattati per conto dell’azienda con WhatsApp Business si applicano, nell’ambito previsto dalle condizioni del servizio, anche i termini sul trattamento dei dati. Il cliente può richiedere assistenza anche tramite email o telefono.

5. Trattamenti e trasferimenti internazionali

L’impiego di fornitori internazionali può comportare trattamenti o accessi fuori dallo Spazio economico europeo. Le informative e gli accordi dei singoli fornitori descrivono i paesi, i destinatari e i meccanismi di trasferimento da essi utilizzati.

Le garanzie descritte dai fornitori comprendono, secondo il servizio e il trasferimento interessato, decisioni di adeguatezza e clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Per Hostinger e Sendcloud le condizioni sono riportate negli accordi collegati nella sezione 4; per gli altri servizi nelle rispettive informative e condizioni. È possibile chiedere al titolare informazioni sui destinatari e una copia o indicazione delle garanzie applicabili al trattamento dei propri dati.

6. Conservazione e cancellazione

Recapiti dei clienti inattivi: massimo 24 mesi dall’ultimo ordine. È il periodo scelto dal titolare per l’anagrafica operativa utilizzata per agevolare nuovi acquisti. Alla scadenza i recapiti devono essere eliminati dall’anagrafica, salvo che siano ancora necessari per ordini o assistenza aperti, obblighi legali o tutela dei diritti. La gestione della scadenza compete al titolare; la cancellazione non avviene automaticamente nell’app.

Ordini e documenti fiscali: vengono conservati per gestire l’acquisto e i termini di legge applicabili. Per le scritture contabili soggette all’art. 2220 del Codice civile il termine ordinario è di dieci anni dall’ultima registrazione, fatti salvi ulteriori obblighi o contestazioni che richiedano la conservazione.

Assistenza, ordini non conclusi e comunicazioni operative: il criterio è il tempo necessario a risolvere la richiesta, completare o chiudere l’ordine e gestire le eventuali contestazioni, senza conservarne copie eccedenti tali esigenze. La verifica deve includere anche email e messaggi Telegram o WhatsApp.

Recapiti per offerte e prova del consenso: l’uso promozionale cessa alla revoca del consenso e non estende il limite previsto per i recapiti dei clienti inattivi: 24 mesi dall’ultimo ordine. Le informazioni minime necessarie a documentare il consenso e la revoca possono essere conservate oltre tale termine soltanto per dimostrare la correttezza del trattamento, tutelare i diritti o evitare nuovi invii indesiderati, per il tempo necessario a tali finalità. La loro conservazione non autorizza ulteriori offerte.

Sessioni e memoria locale: gli identificativi tecnici seguono la durata della sessione e le scadenze del servizio; le quotazioni di consegna nel flusso esaminato scadono dopo 15 minuti. Preferiti e ultima scelta restano nel dispositivo fino alla loro modifica o alla cancellazione dei dati dell’app o del browser. La durata di una quotazione non è la durata di conservazione dell’ordine.

Log e backup: il criterio deve essere la durata necessaria alla sicurezza, alla diagnosi dei problemi e al ripristino, secondo i cicli tecnici del servizio attivo. Le copie devono essere incluse nella procedura di cancellazione; eventuali dati conservati per obblighi legali o recupero tecnico devono essere limitati a quelle finalità. È possibile chiedere al titolare informazioni sui cicli di conservazione applicabili alle proprie copie di dati.

7. Richiedere la cancellazione o esercitare i diritti

Puoi chiedere accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità nei casi previsti dal GDPR; puoi inoltre opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Quando la base è il consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento.

Come inviare la richiesta: scrivi a mauriziobuono@buonocaffesrl.it oppure alla PEC buonocaffesrl@pec.it. Indica “Richiesta privacy Buono Caffè”, il tipo di richiesta e un numero d’ordine o il recapito usato nell’acquisto, così da individuare i dati. Non è necessario reinstallare l’app o creare un account.

Non inviare password, numeri di carte o documenti d’identità non richiesti. Se occorre verificare l’identità saranno richieste soltanto informazioni proporzionate. Le richieste sono normalmente gratuite e ricevono risposta entro un mese, salvo le proroghe previste dall’art. 12 GDPR, che devono essere comunicate.

La cancellazione può riguardare l’anagrafica operativa e i dati non più necessari. Non comporta la rimozione dei documenti che devono essere mantenuti per legge o per la tutela di un diritto: nella risposta verranno indicate le informazioni conservate, la motivazione e il criterio di durata. I dati mantenuti per tali motivi non possono essere utilizzati per inviare offerte prive di un valido consenso o dopo una revoca.

Puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente.

8. Funzionamento, sicurezza e aggiornamenti

Il servizio web utilizza HTTPS. Il gestionale riservato richiede l’autenticazione degli operatori e il codice esaminato prevede protezioni della sessione. Tali misure riducono i rischi di accessi indebiti; non costituiscono una garanzia di assenza di incidenti.

Le funzioni locali per preferiti e ultima scelta non costituiscono, da sole, una profilazione pubblicitaria sul server. I calcoli del carrello e della consegna servono a determinare gli importi dell’ordine; per il bonifico la conferma dell’accredito precede la spedizione. Il pacchetto Android Buono Caffè 1.0.0 esaminato apre il servizio web attraverso una vista integrata: non contiene SDK pubblicitari, strumenti propri di raccolta dei crash o di diagnostica, né funzioni per leggere rubrica, posizione GPS, microfono o fotocamera. Questo controllo riguarda il pacchetto esaminato; eventuali aggiornamenti del sito e dell’app devono essere valutati separatamente.

La vista web Android consente cookie e memorizzazione locale, inclusi cookie di terze parti se presenti nelle pagine caricate. Questa impostazione non dimostra, da sola, la presenza di tracciamento pubblicitario. Le eventuali funzioni di backup del dispositivo dipendono dalle impostazioni Android e dai servizi scelti dall’utente.

Il servizio di acquisto è rivolto alla clientela adulta. Il checkout esaminato non introduce una verifica tecnica dell’età; la classificazione dei contenuti degli store è distinta dal pubblico cui è rivolto il servizio.

Le modifiche sostanziali alle finalità o alle modalità di trattamento richiedono un aggiornamento dell’informativa e, quando necessario, una nuova comunicazione al cliente o un nuovo consenso. La data dell’ultimo aggiornamento è indicata in questa pagina.